fungsi kantor dapat dibedakan
menjadi dua yaitu fungsi utama dan fungsi pendukung.
A. fungsi utama kantor menurut
Rao, Sumathy, V. et al (2011:2-3) terdiri dari:
1) Menerima Informasi
Informasi yang diterima berasal dari dua sumber yakni sumber internal dan eksternal. Sumber internal diperoleh dari unit-unit kerja yang ada didalam organisasi (kantor), sedangkan sumber informasi eksternal diterima dari luar organisasi seperti pelanggan, pemasok, pemerintah, investor dan perusahaan lain. Informasi yang diterima dapat berupa dalam berbagai bentuk seperti surat, laporan, pesan telepon, facsimile, e-mail, surat kabar, perundangan yang berlaku.
2) Merekam informasi.
Informasi dari berbagai sumber dan dalam berbagai bentuk diterima, maka fungsi selanjutnya adalah merekam informasi.
Langkah pertama merekam informasi adalah menyortir informasi kedalam kategori atau kelompok tertentu. Seperti informasi mengenai pesanan dicatat secara manual maupun elektronik kedalam bagian pesanan atau informasi mengenai urusan keuangan dicatat dalam bagian keuangan dan lain sebaginya.
Pencatatan dilakukan melalui system computer akan memudahkan pegawai dalam mengidentifikasi dan mencari informasi dengan cepat. Rekaman informasi harus dijamin ketersediaannya, sehingga akan memudahkan dalam pencarian untuk memenuhi data yang dibutuhkan.
3) Mengolah informasi.
Untuk menjadi sebuah informasi yang siap digunakan, data/ informasi harus dilakukan proses pengolahan terlebih dahulu. Untuk itu perusahaan/kantor perlu melibatkan staf terlatih dan terdidik dalam mengolah data tersebut secara sistematis. Hasil pengolahan informasi dapat berupa laporan keuangan, laporan statistic, laporan biaya dan jenis laporan lain yang berkaitan dengan jenis usaha yang dijalankan.
Informasi yang telah diolah dan telah menjadi informasi yang siap digunakan, selanjutnya informasi tersebut didistribusikan kepada pihak-pihak yang membutuhkan.
Pendistribusian informasi tersebut dapat dilakukan menggunakan komunikasi.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar